[O-P111] 業務改善と効率化１１

15:24 〜 15:32

[27-O-P111-04] 業務改革奮闘記～アナログからデジタルへ～

岐阜県　^○原 浩子 (介護老人保健施設こころ)

【はじめに】
従来、利用者ご家族様との連絡手段は、主に電話や郵便であり、電子メールを使用していなかった。
また、当施設では毎月、各利用者様の様子を記載したお手紙に写真を添えて郵送していた。これは大変手間も時間もかかり、その上印刷代も要しているので改革が必要であると思った。
そこでコストパフォーマンスやタイムパフォーマンスに優れている電子メールを導入するまでの取り組みを報告する。【方　　法】メール登録
利用者ご家族様のメール登録は、「メールアドレス登録のお願い（QRコード付き）」を配布。
スマートホンでQRコードを読み込んで送信操作をするだけで簡単に登録。
送られてきたメールは各フロア、ユニットに仕分けし、家族に再送信（登録終了）。
新規入所時に登録できなかったご家族様には面談時・行事参加時にメール登録を依頼。【結　　果】
利用者ご家族様のメール登録には3ケ月程要したが、電子メールを導入したことで連絡事項を一斉送信でき時間と連絡ミスがなくなり、後日送った、受け取っていないなどのトラブルも解消できた。
今までの電話連絡では、ご家族様が仕事中などで掴まらなく、相手の都合に合わせることになり、電話の掛け直し等手間がかかっていた。また、かけ忘れのリスクもあり苦情に繋がることも発生した。
メール導入後は、リハビリの様子・生活面での変化・不足物品等の連絡もしやすくなり、写真データはご家族様にも喜ばれている。電子メールを導入したことで、従来費やしていた時間は、必要な相談、入退所、利用者様の様子見観察、現場支援に回すことができた。
また、毎月「今月の様子」をお手紙で送付していたが、印刷費・用紙代（文章記入、写真印刷用紙（郵便料は除く。））等で4,000円程と写真印刷に職員が半日かかっていたが、経費の節約ができた。【今後の課題】
利用者ご家族様が電子メールを使用していない方、メール受信の設定変更ができず電子メールでのやり取りができないご家族様も存在するので、旧方法と併用している二重構造となっている。
また、全ての職員が電子メールを使う事ができる環境ではなく、現在は相談室が管理使用している状態である。
次のステップとしては、ハード面では部署単位のメールアドレスの取得、ソフト面では職員が安全に間違えることなくメール送信を行うことができる職員研修である、まだまだ課題は多い。