講演情報
[27-P-P101-01]ホワイトボードを活用し時間短縮を目標にした申送方法
山口県 ○竹内 万里子 (老人保健施設みのり苑)
【はじめに】
これまでの申し送り方法は、ワークシートを確認しながら口頭での伝達が中心でした。その伝達内容は、送られた内容をそのまま伝えるだけの職員や、経験年数や観察力を活かし、伝える内容の重要性を理解することができる職員とさまざまでした。夜勤者から日勤リーダーへの申し送りが、30分を超える時間を要していました。「何日も同じ内容が繰り返されている」「聞き漏らしや解釈の違いが生じる」「時間がかかる」といった問題を各職員が認識していたにもかかわらず長年変えることができず、この申し送りが変わらないことで、認識のずれによるケア内容や声掛けの内容に支障をきたすこともありました。その中でも、大きな問題は、業務開始が遅れてしまうことでした。誰もが同じ情報の伝達が行い、情報の共有が行いたい。これらの問題を解決したいと考え、「申し送りボード」の検討行った結果を報告します。
【目的】
（１）利用者の変化、ケアの注意点、家族からの依頼、連絡事項などを一枚のホワイトボードを使用することにより可視化ができる。
（２）スタッフ、多職種が一目で確認・共有できる。状態把握や情報収集ができる。
（３）時間短縮を図り、いち早く業務に取り掛かることができる。
【実施内容】
現在の申し送りでは個人差が大きく、送られた内容をそのまま伝えるだけの職員や、経験年数や観察力を活かし、伝える内容の重要性を理解することができる人さまざまでした。全職員へ対し、現在の申し送りにどのようや意見を持っているのか、変更の必要性があるのか、どのような方法であれば統一した申し送りとともに、時間短縮が図れるのか確認するためにアンケートを実施した。集計の結果、ホワイトボードは可視化できるが、残せない。どこまでの内容を記入するのか。個人情報の観点より置き場所に検討の必要がある。と様々な意見が出ました。これらの意見をまとめホワイトボードでの可視化が必要であり統一した申し送りを皆が行いたいとの結果を確認することができました。このアンケートの結果をもとに、申し送りの在り方について改革に取り組みました。
【結果】
ホワイトボードの使用にマグネットを導入し、試行錯誤した結果、申し送りにかかる時間が従来の30分以上から20分ほどに短縮され、業務が9時までに取り掛かることができました。申し送り内容も、ポイントを押さえた申し送りを統一して行えるようになりました。伝える側も、相手に正確な情報を伝えられているかという気持ちを軽減することができました。それ以上に感じた変化は「伝える」から「共有する」へ意識の転換です。口頭での一方通行だった申し送りが、ボードを中心とした全員参加型の情報共有の場となりスタッフ間で内容を確認し合いながら、統一された理解が得られるようになりました。また、マグネットの視覚的な仕組みによって「誰が見ても同じ理解ができる」共有体制が整いました。文字による記録があることで、「伝えたつもり」「聞いたつもり」のような認識のズレを防ぐ効果を得ることができました。
【考察】今回の取り組みにより、時間の短縮化、申し送り内容の明確化、情報の可視化と再認識、共有意識の向上という成果を得ることができました。
ボードを活用する事により、「ひと目で共有できる申し送り」が実現し、情報の重複や聞き漏れ防止、時間短縮、記録の充実に繋がりました。スタッフ間の共通理解が深まり、申し送りが単なる引継ぎではなく、ケアの方向性を統一するための重要な時間と変化していきました。その結果、利用者の対応に一貫性を持つことができ、ケアの質の向上へと繋がっていきました。
【まとめ】今後も現場に即した改善を継続しながら、「簡潔でわかりやすく」を追求し、チームで支えるケアに繋げていきたいです。
これまでの申し送り方法は、ワークシートを確認しながら口頭での伝達が中心でした。その伝達内容は、送られた内容をそのまま伝えるだけの職員や、経験年数や観察力を活かし、伝える内容の重要性を理解することができる職員とさまざまでした。夜勤者から日勤リーダーへの申し送りが、30分を超える時間を要していました。「何日も同じ内容が繰り返されている」「聞き漏らしや解釈の違いが生じる」「時間がかかる」といった問題を各職員が認識していたにもかかわらず長年変えることができず、この申し送りが変わらないことで、認識のずれによるケア内容や声掛けの内容に支障をきたすこともありました。その中でも、大きな問題は、業務開始が遅れてしまうことでした。誰もが同じ情報の伝達が行い、情報の共有が行いたい。これらの問題を解決したいと考え、「申し送りボード」の検討行った結果を報告します。
【目的】
（１）利用者の変化、ケアの注意点、家族からの依頼、連絡事項などを一枚のホワイトボードを使用することにより可視化ができる。
（２）スタッフ、多職種が一目で確認・共有できる。状態把握や情報収集ができる。
（３）時間短縮を図り、いち早く業務に取り掛かることができる。
【実施内容】
現在の申し送りでは個人差が大きく、送られた内容をそのまま伝えるだけの職員や、経験年数や観察力を活かし、伝える内容の重要性を理解することができる人さまざまでした。全職員へ対し、現在の申し送りにどのようや意見を持っているのか、変更の必要性があるのか、どのような方法であれば統一した申し送りとともに、時間短縮が図れるのか確認するためにアンケートを実施した。集計の結果、ホワイトボードは可視化できるが、残せない。どこまでの内容を記入するのか。個人情報の観点より置き場所に検討の必要がある。と様々な意見が出ました。これらの意見をまとめホワイトボードでの可視化が必要であり統一した申し送りを皆が行いたいとの結果を確認することができました。このアンケートの結果をもとに、申し送りの在り方について改革に取り組みました。
【結果】
ホワイトボードの使用にマグネットを導入し、試行錯誤した結果、申し送りにかかる時間が従来の30分以上から20分ほどに短縮され、業務が9時までに取り掛かることができました。申し送り内容も、ポイントを押さえた申し送りを統一して行えるようになりました。伝える側も、相手に正確な情報を伝えられているかという気持ちを軽減することができました。それ以上に感じた変化は「伝える」から「共有する」へ意識の転換です。口頭での一方通行だった申し送りが、ボードを中心とした全員参加型の情報共有の場となりスタッフ間で内容を確認し合いながら、統一された理解が得られるようになりました。また、マグネットの視覚的な仕組みによって「誰が見ても同じ理解ができる」共有体制が整いました。文字による記録があることで、「伝えたつもり」「聞いたつもり」のような認識のズレを防ぐ効果を得ることができました。
【考察】今回の取り組みにより、時間の短縮化、申し送り内容の明確化、情報の可視化と再認識、共有意識の向上という成果を得ることができました。
ボードを活用する事により、「ひと目で共有できる申し送り」が実現し、情報の重複や聞き漏れ防止、時間短縮、記録の充実に繋がりました。スタッフ間の共通理解が深まり、申し送りが単なる引継ぎではなく、ケアの方向性を統一するための重要な時間と変化していきました。その結果、利用者の対応に一貫性を持つことができ、ケアの質の向上へと繋がっていきました。
【まとめ】今後も現場に即した改善を継続しながら、「簡潔でわかりやすく」を追求し、チームで支えるケアに繋げていきたいです。